Prefeitura de Vitória

A Secretaria de Gestão, Planejamento e Comunicação (Seges) elaborou uma cartilha sobre procedimentos para digitalização de documentos e processos administrativos.

A publicação tem como objetivo orientar as unidades administrativas da Prefeitura de Vitória quanto às atividades relativas à digitalização de documentos e processos, a fim de garantir que os arquivos
gerados tenham qualidade arquivística, fidelidade ao documento original e praticidade para uso eficiente dos servidores.

Visa ainda facilitar a busca e o armazenamento e dar celeridade no andamento da documentação. Para que os documentos digitalizados não percam seus efeitos legais dos originais, o documento traz ainda parâmetros de configurações, mantendo sua fidelidade.

O processo de digitalização deve ser efetuado pela unidade administrativa que estiver com a custódia dos documentos que se encontram em andamento dentro da PMV.

A cartilha também traz o passo a passo para inserir os processos no sistema Sipad. O encerramento do processo em papel e a abertura do eletrônico deve ser realizado por meio do Termo de Encerramento de Trâmite Físico de Processo, também disponível na cartilha.

PMV on-line

"O documento traz os elementos necessários para virtualizar os processos atualmente físicos e que precisam continuar tramitando, com segurança, confiabilidade e eficiência. São dicas, técnicas e instruções de como usar o scanner, de forma bem simples e ilustrada para ajudar o servidor nesse processo. Desde o início da pandemia, a PMV está 100% on-line, e outro legado será a administração digitalizada, com todos processos tramitando de forma virtual. Aqueles que nasceram na pandemia já são virtuais", disse o secretário de Gestão, Planejamento e Comunicação, Alberto Salume.

Como fazer

"Devido à pandemia, criar mecanismos de treinamento e uniformização de práticas ficou uma tarefa mais complicada, se comparado ao modelo presencial que estamos acostumados. Foi nesse sentido que a Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD), pensando em contribuir nessa normatização de ações, elaborou a Coleção Como Fazer, cujo primeiro volume trata dos procedimentos para digitalização de documentos
e processos administrativos. Esse trabalho vem contribuir para que os novos processos eletrônicos tenham um padrão que atenda às demandas administrativas e legais de um documento eletrônico", disse Ewerton Silva Nicolau, coordenador da CCAD. 

Ele explica que, nesta primeira cartilha, são encontrados temas que são motivos de dúvidas dos servidores:

• O que é digitalização?;
• Por que digitalizar?;
• Quais os parâmetros a serem seguidos para a digitalização?;
• Como se dá o processo de digitalização (preparação do documento; captura da imagem; conferência; indexação; nomenclatura dos arquivos digitais);
• Como proceder para realizar a virtualização de processos físicos.

"Vale a pena ressaltar que outros volumes, com novos temas, serão lançados à medida que forem identificadas novas necessidades de capacitar os servidores para o trabalho com os documentos públicos da PMV", completou Ewerton.

A cartilha está disponível na aba do servidor do portal da PMV, no item "Digitalização de documentos".